La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé impose les règles et obligations relatives à la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels. Mais comment cela se traduit-il lors de démarches de recrutement? La Commission d’accès à l’information (CAI) a récemment publié ses recommandations1 en la matière.
Recrutement : garantir la nécessité des renseignements personnels
Lorsque l’on recrute, avant toute collecte de renseignements personnels, une question doit être posée : les renseignements personnels demandés sont-ils nécessaires à cette étape de l’analyse de la candidature? En effet, il ne doit pas uniquement être plus pratique de détenir ces renseignements; ils doivent être indispensables. Il est donc probable que les renseignements personnels nécessaires lors du dépôt d’une candidature diffèrent de ceux nécessaires pour les vérifications additionnelles effectuées après l’entrevue avec le ou la candidat(e).
L’employeur doit également garder en tête que même si un(e) candidat(e) fournit des renseignements personnels, cela ne signifie pas pour autant qu’il a le droit de les collecter.
Quels renseignements personnels demander lors de l’offre d’emploi, de la réception des candidatures et des entrevues?
Afin de déterminer l’admissibilité d’un(e) candidat(e) et de communiquer avec lui ou elle, les renseignements suivants peuvent être requis :
- prénom et nom;
- numéro de téléphone;
- adresse de courrier électronique;
- adresse postale;
- renseignements sur ses parcours académiques et professionnels, ses compétences et ses intérêts.
Seuls les renseignements personnels nécessaires doivent être demandés. Ainsi, l’utilisation d’un formulaire général de demande d’emploi devrait être évitée. En effet, puisque les exigences peuvent varier d’un poste à l’autre, il est possible que les renseignements personnels nécessaires diffèrent selon le poste à pourvoir. L’employeur devrait donc privilégier l’utilisation d’un formulaire de demande d’emploi spécifique et adapté au poste affiché.
À l’étape de l’entrevue, il est possible de demander à la personne de présenter une pièce d’identité, et ce, afin de vérifier son identité. Cependant, aucune photocopie ne devrait être conservée et aucun identifiant unique ne devrait être noté par l’employeur.
Les vérifications additionnelles dans le cadre du recrutement : quels renseignements demander?
La Commission d’accès à l’information recommande à l’employeur qui souhaite effectuer des vérifications additionnelles sur un(e) candidat(e) de lui formuler au préalable une offre d’emploi conditionnelle et d’obtenir son consentement, notamment avant que ses anciens employeurs ne soient contactés.
Employeur : peut-on vérifier les réseaux sociaux des candidats?
La CAI recommande de ne pas faire la vérification des réseaux sociaux du ou de la candidat(e). En effet, bien que l’utilisateur(‑trice) puisse généralement définir les paramètres de confidentialité de son compte, ses profils contiennent habituellement des renseignements qui ne sont pas nécessaires dans le cadre du processus de recrutement. Cette consultation par l’employeur des profils du ou de la candidat(e) pourrait constituer une atteinte à sa vie privée.
Toutefois, si cette vérification est nécessaire en raison du contexte particulier du poste à pourvoir, l’employeur devrait alors privilégier les réseaux sociaux professionnels, plutôt que personnels et obtenir au préalable le consentement du ou de la candidat(e).
Qu’en est-il des informations médicales et judiciaires du candidat à l’emploi?
Si des renseignements médicaux sont demandés, ils doivent être nécessaires et limités aux exigences du poste à pourvoir. Le consentement du ou de la candidat(e) doit également être obtenu au préalable.
Considérant que les renseignements de nature médicale sont des renseignements sensibles, l’employeur devra évaluer si la mise en place de mesures de sécurité additionnelles est nécessaire pour la conservation de ces renseignements.
Pour ce qui est de la vérification des antécédents judiciaires, le consentement du ou de la candidat(e) doit être obtenu, et ce, même si les antécédents des dossiers judiciaires sont accessibles au public. Si l’employeur effectue cette vérification, il doit être en mesure d’en établir la nécessité.
Il est à noter qu’au stade de l’embauche, des renseignements personnels additionnels peuvent être nécessaires, tels que :
- le numéro d’assurance sociale;
- les coordonnées bancaires;
- la date de naissance, laquelle peut notamment être requise pour le régime de retraite.
Que faire avec les renseignements personnels des candidats non retenus?
À la fin du processus de recrutement, les renseignements personnels des candidat(e)s non retenu(e)s doivent être détruits de manière sécuritaire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi. Les renseignements personnels peuvent également être anonymisés afin d’être utilisés à des fins sérieuses et légitimes.
Le non-respect de ses obligations en matière de protection des renseignements personnels expose l’employeur au risque qu’une plainte soit déposée à la CAI.
Puisque chaque cas est un cas d’espèce, notre équipe est disponible pour vous aider à vous assurer de la conformité des démarches de recrutement de votre entreprise.
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1. Commission d’accès à l’information, Recrutement de personnel et respect de la vie privée (page consultée le 28 mars 2025).
Mise en garde : le contenu du présent article ne fournit qu’un aperçu du sujet et ne saurait en aucun cas être interprété comme des conseils juridiques. Le lecteur ne doit pas se fonder uniquement sur ce document pour prendre une décision, mais devrait plutôt obtenir des conseils juridiques précis.
Auteures : Julie Picard, parajuriste, et Isabelle Garneau, avocate associée