Modifications des obligations légales des employeurs : votre entreprise est-elle conforme aux lois?

À compter du 1^er octobre 2025, des modifications importantes à la Loi sur la santé et la sécurité du travail (LSST) entreront en vigueur, imposant aux employeurs une mise à jour de leurs procédures internes en matière de santé et de sécurité au travail. Dans ce vent de changement, il est également primordial que chaque employeur s’assure que ses politiques obligatoires en matière de harcèlement psychologique et de protection des renseignements personnels respectent les exigences législatives en vigueur.

Changements importants : emphase sur la prévention

Dans le cadre de la réforme amorcée avec l’adoption de la Loi modernisant le régime de santé et de sécurité au travail, de nouvelles exigences entreront en vigueur dans les prochains jours, lesquelles auront pour effet d’étendre l’application des mécanismes de prévention et de participation des travailleurs à tous les secteurs d’activités, et ce, peu importe la taille de l’entreprise.

Les nouvelles modifications apportées à la LSST visent à renforcer la prévention de la santé et la sécurité en milieu de travail et à favoriser une approche proactive en cette matière en imposant des responsabilités concrètes à l’employeur.

Les principales obligations à connaître sont les suivantes :

1. élaboration et mise en place d’un programme de prévention pour les entreprises comptant au moins 20 travailleurs et travailleuses;
2. élaboration et mise en place d’un plan d’action pour les entreprises comptant moins de 20 travailleurs et travailleuses, sauf pour certaines catégories définies par règlement qui devront plutôt prévoir un programme de prévention;
3. formation obligatoire d’un comité de santé et de sécurité pour les établissements comptant au moins 20 travailleurs et travailleuses;
4. désignation d’un représentant ou d’un agent de liaison en santé et en sécurité.

Dans le cadre de l’élaboration du programme de prévention ou du plan d’action, chaque employeur devra procéder à l’identification des risques présents dans le milieu de travail, et définir des mesures correctives ou de prévention visant à éliminer, ou du moins contrôler, ces risques. Des mesures de surveillance et d’entretien afin de s’assurer de veiller à l’élimination et au contrôle des risques, de même qu’un programme de formation et d’information en matière de santé et de sécurité au travail devront également s’y trouver.

Il est par ailleurs important de préciser que les employeurs devront impérativement considérer et inclure les risques psychosociaux et ceux liés à la violence à caractère sexuel en milieu de travail dans leur démarche de prévention.

Rappel : des politiques obligatoires à maintenir à jour

Avec l’arrivée des nouvelles exigences en matière de santé et de sécurité, les employeurs doivent également s’assurer qu’ils sont conformes aux différentes lois en termes de politiques internes obligatoires, considérant les modifications législatives récentes.

Politique de prévention et de prise en charge des situations de harcèlement psychologique

À partir du 1^er octobre 2025, la politique sur le harcèlement psychologique, obligatoire en vertu de la Loi sur les normes du travail (LNT), fera partie intégrante du programme de prévention ou du plan d’action rendu obligatoire en vertu de la LSST. Il est donc impératif que chaque employeur s’assure, dans un premier temps, d’avoir une telle politique si ce n’est pas déjà le cas, et que celle-ci soit conforme aux exigences de la loi.

Le 27 septembre 2024 sont entrées en vigueur certaines dispositions de la Loi visant à prévenir et à combattre le harcèlement psychologique et la violence à caractère sexuel en milieu de travail, lesquelles ont eu comme effet de renforcer les obligations des employeurs quant à leur politique de harcèlement psychologique. Notamment, chaque employeur devait mettre à jour sa politique afin qu’elle contienne, entre autres :

• les méthodes d’identification, de contrôle et d’élimination des risques liés au harcèlement psychologique;
• les programmes d’information et de formation offerts en matière de prévention;
• la procédure et les mécanismes de plainte ou de signalement et d’enquête;
• les mesures de soutien et de protection des personnes concernées;
• les mesures de confidentialité.

Chaque politique de harcèlement psychologique doit être adaptée à l’organisation et au milieu de travail spécifique. Une politique non conforme, inadéquate ou non appliquée peut vous exposer à de lourdes sanctions en vertu de la LNT et la LSST.

Politiques sur la protection des renseignements personnels

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi 25, les employeurs doivent également mettre en place une politique encadrant l’administration et la gestion des renseignements personnels et visant à assurer la protection de ces renseignements.

Cette politique doit minimalement prévoir et encadrer :

• la gestion des renseignements personnels, notamment quant à la collecte et à l’utilisation;
• la protection et la confidentialité des renseignements personnels;
• la conservation et la destruction des renseignements personnels;
• les rôles et les responsabilités des membres du personnel;
• le traitement des plaintes.

Pour répondre à ses obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chaque employeur devrait avoir, entre autres :

• une politique concernant la confidentialité et la protection des renseignements personnels des clients et utilisateurs du site Internet;
• une politique concernant la confidentialité et la protection des renseignements personnels des employés;
• des consentements pour les candidats à l’embauche, les employés et les clients;
• un registre des incidents de confidentialité;
• une délégation de la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels, le cas échéant.

EN RÉSUMÉ : ce que les employeurs doivent faire

Le mois d’octobre étant à nos portes, il est primordial que chaque employeur :

• élabore un programme de prévention ou un plan d’action conforme;
• procède à l’évaluation des risques propres au milieu de travail;
• évalue sa conformité avec les nouvelles obligations de la LSST et remédie à chaque défaut constaté;
• révise et mette à jour ses politiques de harcèlement psychologique et de protection des renseignements personnels.

En cas de défaut à l’une ou l’autre des obligations identifiées ci-dessus, les employeurs s’exposent à des sanctions importantes, notamment, des plaintes, amendes et sanctions administratives pécuniaires.

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