Depuis mars 2020, en raison du contexte lié à la pandémie de la COVID‑19, la Chambre des notaires du Québec, a travaillé en collaboration avec ses partenaires et le Gouvernement du Québec1 afin de rendre possible la signature à distance d’un acte notarié et de permettre sa conservation sur support technologique, plutôt que dans une voute physique, via l’application ConsignO Cloud. La nouvelle procédure de signature permet de répondre aux différents besoins des québécois et d’assurer la poursuite des relations juridiques tout en respectant les directives de distanciation sociale.
Malgré la levée de l’état d’urgence sanitaire, l’autorisation du ministre de la Justice qui permet aux notaires de signer des actes notariés à distance demeurera valable minimalement jusqu’au 1er septembre 20212. Étant donné l’engouement pour l’outil et l’état actuel de la pandémie, il y a fort à parier que l’autorisation sera renouvelée à l’échéance.
Cette nouvelle manière de signer n’affecte pas la valeur juridique du document. En effet, l’original numérique ainsi que la copie certifiée conforme délivrée aux parties concernées, qu’elle soit en version numérique ou papier, bénéficient, comme c’était le cas pour l’acte notarié papier, du caractère authentique.
Cette nouvelle solution technologique assure un environnement très sécuritaire en raison des standards imposés par la Chambre des notaires du Québec. En effet, l’application ConsignO répond aux normes de sécurité de l’industrie et permet aux notaires de respecter les obligations déontologiques, législatives et règlementaires relatives à leur devoir d’officier public telles que la vérification de l’identité des parties, la confidentialité des échanges, la sécurité des transactions et la conservation des actes notariés.
Voici un survol des étapes pour la signature à distance d’un acte notarié :
- La rencontre avec le notaire se déroule par visioconférence;
- Des pièces d’identité sont requises;
- L’acte est transmis aux parties, soit par moyen technologique (cloud, datasite, etc.) ou par courriel sécurisé;
- L’acte est lu et expliqué par le notaire; et
- La signature se fait à distance à l’aide de la plateforme ConsignO.
Il est à noter que les parties n’ont pas à se trouver au même endroit et peuvent même être à l’extérieur du Québec ou du Canada.
Obligations professionnelles du notaire
Le notaire qui fait le choix d’utiliser des moyens technologiques dans le cadre de sa pratique doit respecter certaines obligations professionnelles, notamment :
- Vérifier l’identité des parties conformément à la législation et à la règlementation;
- Vérifier la capacité et le consentement des parties à l’acte. Afin de s’assurer qu’il n’y a pas de fraude ou d’influence indue de tiers, le notaire pourra demander au client de bouger la caméra afin qu’il puisse constater que ce dernier est seul dans la pièce;
- S’assurer de la confidentialité des échanges avec le client; et
- Maintenir un répertoire technologique des actes notariés technologiques.
Conditions à respecter
Afin qu’un notaire soit autorisé à clore un acte notarié en minute sur un support technologique à distance, les conditions suivantes doivent être respectées3 :
- Le notaire instrumentant doit pouvoir voir et entendre chaque partie;
- Chaque partie ou intervenant doit pouvoir voir et entendre le notaire instrumentant;
- Lorsque le contexte l’exige, les témoins doivent pouvoir voir et entendre les parties ainsi que le notaire instrumentant;
- Les signataires et le notaire instrumentant doivent pouvoir voir l’acte ou, selon le cas, la partie de l’acte qui les concerne;
- Les signataires autres que le notaire doivent apposer leur signature par un moyen technologique permettant de les identifier et de constater leur consentement au moyen de deux outils distincts (par courriel et par un code transmis via texto ou ligne téléphonique);
- Le notaire appose sa signature officielle numérique lorsque la dernière partie a apposé sa signature.
Pour plus de détails en lien avec l’acte notarié en minute sur un support technologique, nous vous invitons à consulter le document préparé par la Chambre des notaires du Québec.
Les participants auront besoin du matériel suivant :
- Ordinateur, tablette numérique ou téléphone intelligent avec caméra et micro;
- Écouteurs ou casque d’écoute avec microphone pour assurer la confidentialité si l’endroit n’est pas privé ou mal isolé;
- Adresse courriel personnelle, accès aux textos ou à une ligne téléphonique et une connexion Internet de bonne qualité;
- Deux ou trois pièces d’identité émises par une autorité gouvernementale, dont l’une avec photo.
L’application mobile de visioconférence Microsoft Teams version gratuite est exigée par la Chambre des notaires du Québec afin de tenir les séance de signature. Il s’agit en effet du seul outil permettant de garantir la confidentialité des échanges suite à une entente intervenue entre la Chambre des notaires du Québec et Microsoft.
Conclusion
Cette nouvelle procédure de signature des actes notariés à distance est assurément une innovation qui va marquer le monde juridique et permettre de pallier à différentes contraintes. Il est important de souligner qu’il n’est pas obligatoire pour les notaires de procéder de façon numérique, mais considérant la pandémie, la Chambre des notaires du Québec leur recommande fortement d’offrir ce service à leurs clients.
Pour toute question relative à l’exercice de vos droits, adressez-vous aux membres de notre équipe de notaires ici ou encore aux auteurs du présent billet :
Me Daniel Morin, Notaire, associé
daniel.morin@steinmonast.ca
418 640-4444
Me Lyes Arfa, Notaire
lyes.arfa@steinmonast.ca
418 640-4409
1 Arrêté numéro 2020-010 de la ministre de la Santé et des Services sociaux en date du 27 mars 2020.
2 Arrêté numéro 2020-4304 du ministre de la Justice en date du 31 août 2020.
3 Arrêté numéro 2020-4304 du ministre de la Justice en date du 31 août 2020.