Au Québec, les OSBL sont, pour la plupart, régis par la Loi sur les compagnies1 (la « LCQ »). Cette loi se divise en plusieurs parties, chacune s’appliquant (ou s’appliquait, selon le cas) à différentes formes juridiques d’entreprises. C’est ainsi que la partie IA de cette loi régissait les compagnies. Cette partie de la LCQ a été remplacée depuis quelques années déjà par la Loi sur les sociétés par actions2. Pour les OSBL, la partie applicable de la LCQ est la partie III, laquelle est toujours en vigueur.
Les règles de procédures corporatives applicables aux OSBL du Québec pourraient aisément être qualifiées de « dinosauriennes ». En effet, la première mouture de la LCQ est entrée vigueur en 19203. Elle a depuis subi quelques modifications mais sommes toutes assez timides. Des rumeurs de réforme du droit corporatif applicable aux OSBL se sont répandues en 2008 mais le projet semble être mort au feuilleton ou, au mieux, tabletté.
Une personne morale, comme un OSBL, n’étant pas dotée des attributs physiques propres aux individus comme la voix et la gestuelle, elle est condamnée à s’exprimer par voie de résolution, adoptée par son conseil d’administration ou ses membres, dépendamment du forum compétent. L’une des dispositions les plus utiles de la LCQ pour les OSBL est son article 89.3 – qui se retrouve dans la partie I de la LCQ mais qui s’applique aux OSBL soumis à la partie III de la LCQ par le truchement de son article 224 – qui prévoit que le conseil d’administration peut adopter des résolutions écrites qui, une fois signées par tous les administrateurs habiles à voter, ont la même valeur qui si elles avaient été adoptées au cours d’une véritable assemblée dûment convoquée et tenue. Dès lors, il devient beaucoup plus efficace de consigner par écrit une résolution devant être adoptée et y recueillir les signatures de tous les administrateurs habiles à voter (en respectant évidemment les cas d’inhabilité en raison de conflits d’intérêts), évitant ainsi la tenue d’une véritable assemblée, avec ses formalités procédurales et ses délais, notamment de convocation.
Jusqu’à tout récemment, l’adoption de résolutions écrites était réservée, pour les OSBL, au conseil d’administration4. La Loi modifiant la Loi sur les compagnies concernant la participation et la prise de décision aux assemblées des personnes morales sans capital-actions5 (la « Loi 2019 ») entrée en vigueur le 6 novembre 2019 permet désormais l’adoption de telles résolutions écrites par les membres d’un OSBL, en lieu et place de la tenue de véritables assemblées générales. Cet assouplissement s’avérera très utile pour les OSBL qui comptent un nombre relativement restreint de membres ou pour qui il est facile d’obtenir les signatures de ses membres ou des individus les représentant et autorisés à signer pour ceux-ci.
La principale modernisation apportée par la Loi 2019 est sans contredit la permission de tenir des assemblées de membres à l’aide de moyens techniques permettant à tous les participantes de communiquer immédiatement entre eux, notamment par téléphone ou vidéoconférence. Cette façon de faire, qui était jusqu’alors seulement permise pour les assemblées du conseil d’administration, est désormais également possible pour les assemblées générales des membres (tant annuelles qu’extraordinaires), pour autant toutefois qu’elle ne soit pas expressément exclue dans l’acte constitutif ou les règlements de régie interne de l’OSBL. Dans un tel cas, rappelons qu’il est toujours possible de retirer ces dispositions des lettres patentes et des règlements des OSBL.
La Loi 2019 édicte également qu’un vote peut alors être entièrement tenu par tout moyen de communication permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé.
Assurément que bon nombre d’OSBL pourront bénéficier de ces nouvelles dispositions pour tenir en toute légalité les assemblées générales annuelles ou extraordinaires de leurs membres pendant que demeurent applicables les mesures actuelles de confinement et de distanciation sociale. Après tout, un rapprochement technologique, c’est mieux que rien !
Pour des questions en matière de gouvernance et régie d’entreprise, adressez-vous aux membres de notre équipe en droit des affaires ici ou encore à l’auteur du présent billet :
Pascal Lepage, Associé
Pascal.lepage@steinmonast.ca
418 640-4404
1 RLRQ, c. C-38.
2 RLRQ, c. S-31.1.
3 10 Geo. V, c. 72.
4 Article 89.3 LCQ.
5 L.Q. 2019, chapitre 23.