Adjoint(e) à la direction

Relevant de la direction générale, l’adjoint(e) à la direction assiste la direction dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des projets, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission du cabinet. En l’absence de sa supérieure, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du cabinet.

Tâches
  • Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des projets. À cette fin, effectue les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources et remplit les formulaires administratifs requis.
  • Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
  • A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes.
  • Prépare les dossiers, effectue les recherches et consultations préalables.
  • Voit à l’organisation et à la préparation matérielle des réunions. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les comptes rendus et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
  • Prépare les documents nécessaires et, au besoin, les dirige vers les personnes concernées.
  • Prépare et révise divers documents pour les réunions du conseil d’administration et les assemblées des associé(e)s et rédige les procès-verbaux en collaboration avec l’associée directrice ou le (la) secrétaire de l’assemblée;
  • Prépare, révise et met à jour divers documents et tableaux selon l’échéancier annuel du conseil d’administration et des associé(e)s, en collaboration avec l’associée directrice;
  • Met à jour le livre des procès-verbaux et des registres de la société et dépose les mises à jour courantes et annuelles au Registraire des entreprises du Québec;
  • Envoie des invitations Outlook pour les rencontres avec l’associée directrice selon l’échéancier annuel, gère son agenda et fait le suivi des inscriptions;
  • Produit des documents de différentes natures en s’assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle.
  • Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales, fait le suivi des échéanciers du contrat et des inscriptions et prépare l’estimation des coûts selon les activités prévues au contrat.
Qualifications
  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques bureautiques, en administration des affaires ou l’équivalent;
  • 3 à 5 ans d’expérience dont 2 années d’expérience pertinente dans un poste d’adjoint(e) de haut niveau, de gestion d’un bureau de direction ou en gestion de projets;
  • Excellente maîtrise de la langue française;
  • Bonne connaissance de la Suite Office 365;
  • Excellente connaissance de Word (styles, tableaux, suivi des modifications, publipostage, numérotation, table des matières, etc.);
  • Très grand sens de l’organisation et du suivi des échéanciers;
  • Créatif(-ve) et orienté(e) vers l’amélioration continue;
  • Très grand sens de discrétion;
  • Expérience dans le domaine juridique, un atout.
Ce que nous avons à offrir:
  • Un salaire compétitif
  • Un horaire flexible et télétravail selon le type d’emploi
  • Un programme d’avantages sociaux complet :
  • Assurances collectives
  • Clinique santé virtuelle
  • REER collectif
  • 50% pour l’abonnement d’autobus ou 30% sur l’abonnement pour le stationnement dans le vieux Québec
  • Un environnement de travail situé en plein cœur du quartier culturel et historique très animé du Vieux-Québec
  • Des commodités sur place
  • salle de sport
  • douches
  • local pour vélos
  • cuisine
  • Une ambiance de travail chaleureuse et humaine.

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Faites parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation, à l’adresse courriel suivante:

Toute candidature sera traitée confidentiellement.

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