Adjoint(e) à la direction

Relevant de la direction générale, l’adjoint(e) à la direction assiste la direction dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des projets, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission du cabinet. En l’absence de sa supérieure, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du cabinet.

Tâches

• Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des projets. À cette fin, effectue les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources et remplit les formulaires administratifs requis.
• Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
• A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes.
• Prépare les dossiers, effectue les recherches et consultations préalables.
• Voit à l’organisation et à la préparation matérielle des réunions. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les comptes rendus et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
• Prépare les documents nécessaires et, au besoin, les dirige vers les personnes concernées.
• Prépare et révise divers documents pour les réunions du conseil d’administration et les assemblées des associé(e)s et rédige les procès-verbaux en collaboration avec l’associée directrice ou le (la) secrétaire de l’assemblée;
• Prépare, révise et met à jour divers documents et tableaux selon l’échéancier annuel du conseil d’administration et des associé(e)s, en collaboration avec l’associée directrice;
• Met à jour le livre des procès-verbaux et des registres de la société et dépose les mises à jour courantes et annuelles au Registraire des entreprises du Québec;
• Envoie des invitations Outlook pour les rencontres avec l’associée directrice selon l’échéancier annuel, gère son agenda et fait le suivi des inscriptions;
• Produit des documents de différentes natures en s’assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle.
• Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales, fait le suivi des échéanciers du contrat et des inscriptions et prépare l’estimation des coûts selon les activités prévues au contrat.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques bureautiques, en administration des affaires ou l’équivalent;
• 3 à 5 ans d’expérience dont 2 années d’expérience pertinente dans un poste d’adjoint(e) de haut niveau, de gestion d’un bureau de direction ou en gestion de projets;
• Excellente maîtrise de la langue française;
• Bonne connaissance de la Suite Office 365;
• Excellente connaissance de Word (styles, tableaux, suivi des modifications, publipostage, numérotation, table des matières, etc.);
• Très grand sens de l’organisation et du suivi des échéanciers;
• Créatif(-ve) et orienté(e) vers l’amélioration continue;
• Très grand sens de discrétion;
• Expérience dans le domaine juridique, un atout.

Ce que nous avons à offrir:

• Un salaire compétitif
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Faites parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation, à l’adresse courriel suivante:

Toute candidature sera traitée confidentiellement.

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